Minder mailen, zo doe je dat!

Mailen is iets waar ik als blogger onwijs veel mee te maken krijg. Sterker nog, het is naast het schrijven van mijn artikelen de belangrijkste bijkomende taak. Het is steeds makkelijker om online te zijn en om geconfronteerd te worden met alle mails die er op je te wachten staan. Eerst hadden we alleen de computer waar we onze mails op konden bekijken, maar inmiddels staat ook onze telefoon en zelfs iets als een iWatch paraat om ons van onze mail te voorzien. Ik denk dat veel mensen het met me eens kunnen zijn als ik zeg dat het onderhouden van contact via de mail erg veel energie en tijd van een mens kan slurpen. Zelf heb ik de laatste tijd erg veel over dit onderwerp nagedacht en leek het me leuk om mijn tips rondom minder mailen te delen in één van de artikelen van Focus Februari. Veel mensen worden geleefd door de hoeveelheid mailtjes die onbeantwoord in hun inbox staan en de kunst is om daar vanaf te stappen.

Minder mails ontvangen

Minder mailen begint bij het ontvangen van minder mailtjes. Het klinkt misschien een beetje tegenstrijdig met de titel van dit artikel, maar het gebruik van meerdere emailadressen kan al voor heel veel structuur en rust in je inbox zorgen. Probeer er in ieder geval voor te zorgen dat je je mailtjes ‘selecteert’ op emailadres. Gebruik bijvoorbeeld een g-mailaccount voor alle nieuwsbrieven, Twitter-, Facebook- en Linkedin-notificaties en een hotmail voor alle belangrijke mails zoals inschrijvingen, zaken rondom bijvoorbeeld vakanties en bevestigingen. Als je studeert of een vaste baan hebt, heb je vaak ook daarna nog een aparte mail en probeer ook deze gescheiden te houden van je persoonlijke adressen. Op deze manier ga je overvolle inboxen met veel doelloze mails tegen en krijg je in ieder geval al overzicht. Ook is het een tip om je uit te schrijven voor nieuwsbrieven waar je niks mee doet maar waar je je ooit voor hebt ingeschreven om bijvoorbeeld korting te krijgen. Dit kan bij de meeste mailtjes heel gemakkelijk door op slechts één linkje te klikken. Dit kost misschien eventjes wat tijd, maar het zorgt wel voor een rustigere inbox.

Mail met een gericht doel

Probeer mails zo kort en doelgericht mogelijk te houden en probeer lange verhalen met veel details te voorkomen. Wanneer iets te complex wordt om via de mail te communiceren, is het misschien fijner om dit via de telefoon uit te leggen of om te bespreken als je diegene ziet. Bepaalde dingen kunnen via de mail nou eenmaal anders overkomen dan wanneer je ze uitspreekt, dus probeer een lijn te trekken tussen dringende, gerichte zaken en bijkomende zaken. Bedenk je ook dat je beter tien minuten bezig kan zijn om iets zo doelgericht en kort mogelijk te zeggen, dan om eindeloos bezig te zijn met mailen om iets uitgelegd te krijgen. Tijd aan het versturen van mails ben je toch wel kwijt, maar ook hierbij geldt dat kwaliteit boven kwantiteit moet staan om een overvolle inbox tegen te gaan. Ben je bezig met het opzetten van projecten, bijvoorbeeld voor je blog of eigen bedrijf waarbij je veel samenwerkt met anderen, bedenk dan of het fijner is om samen te komen dan een mail te sturen. Wil je toch perse het via de mail communiceren, zorg er dan voor dat alle details rondom de samenwerking duidelijk staan beschreven in de mail. Laat het eventueel door je vriend/moeder/wie dan ook nalezen, begrijpen zij zelfs waar het over gaat dan is je mail klaar om verzonden te worden. Zo voorkom je ook dat je heel lang bezig met met mails te versturen, omdat er telkens informatie mist of onduidelijkheid is.

Voer geen discussies via de mail

Vooral als je op school zit en op het punt bent aangekomen dat je moet samenwerken in een groepje, kunnen er hier en daar discussies ontstaan. Ook wanneer je een klacht bij een bedrijf neer gaat leggen kan er een discussie ontstaan via de mail. Belangrijk is het om voor jezelf een bepaalde grens te trekken; wanneer iets een discussie dreigt te worden, stap je over op een ander communicatiemiddel. Bij een discussie is er sprake van het hele actie-reactie principe, wat in je inbox resulteert als een overspoeling van mails. Je kan er op zo’n moment veel beter voor kiezen om het van je af te zetten en het later verbaal met iemand te bespreken. Zo hoor je de toon waarmee iemand iets wilt over laten komen, ben je beter in staat om tot een oplossing te komen en het laat je minder mailen. Precies wat we willen!

Mailtjes helemaal ontduiken lukt inmiddels bijna niemand meer, maar er zijn dus wel een aantal methoden die je kan toepassen om het jezelf rustiger en geordender te maken. Probeer in je vrije tijd eens selectief te kijken naar de mailtjes die je ontvangt; waarschijnlijk zijn er super veel mailtjes die totaal geen bijdrage leveren aan jouw dag! Belangrijk is het om je te realiseren dat er een verschil is tussen iets online en verbaal te bespreken en dat uitgebreide, ingewikkelde dingen vaak beter ‘in het echt’ besproken kunnen worden.

Mail jij veel?

1 Comment

  • Reply chucky1012 februari 23, 2018 at 6:51 am

    Zeer handige tip om minder te mailen….

  • Leave a Reply

    Jouw laatst verschenen blogpost